Camptocamp-Association : Règlement intérieur

Adhésions

Durée

La cotisation d’adhésion à Camptocamp-Association est due par année civile.

Refus d'adhésion

Le Conseil d'Administration pourra refuser l'adhésion de personnes morales ou physiques pouvant nuire au fonctionnement de l'association, et notamment l'adhésion de personnes bannies de tout ou partie des sites internet gérés par l'association.

Membre de soutien

Le montant de l'adhésion des membres de soutien est libre : chaque membre de soutien doit confirmer par retour de mail qu’il souhaite bénéficier de ce statut et indiquer le montant de sa cotisation (qui peut être de zéro euro).

Assemblées Générales

Tenue

Compte tenu de la dispersion géographique des membres, les Assemblées Générales se tiennent sur le site http://camptocamp.org au moyen d’un forum dédié dénommé « Assemblée Générale » accessible dans la partie « Site & Association » du forum.
Sur ce forum « Assemblée Générale » :

• la lecture des délibérations est réservée aux membres de Camptocamp-Association, aux personnes invitées par le Conseil d'Administration ;
• la participation aux délibérations est réservée aux seuls membres de Camptocamp-Association à jour de leur cotisation à la date du début des délibérations ou à la date butoir annoncée lors de la convocation officielle à l'Assemblée Générale ;
• la modération est le seul fait du président et du secrétaire de Camptocamp-Association.

Convocation

Conformément aux dispositions de l’article 7.1 des statuts, la convocation aux Assemblées Générales est diffusée sur le forum « Assemblée Générale » du site http://camptocamp.org.

Procès-verbal

Dans les 30 jours suivant la clôture du vote des délibérations à l’ordre du jour, un procès verbal, approuvé par le président et le secrétaire de Camptocamp-Association en exercice lors de l’Assemblée Générale, est mis en ligne sans limitation de durée sur le forum « Assemblée Générale » du site http://camptocamp.org.

Conseil d'Administration

Élection du Conseil d'Administration

Les candidats au Conseil d'Administration doivent se faire connaître dans la discussion dédiée du forum « Assemblée Générale » 24h au moins avant l'ouverture de la période de délibération de l'Assemblée Générale élective.
Lors de l'ouverture de la période de délibération, le Conseil d'Administration confirme la liste des candidats au futur conseil d'administration sur le forum « Assemblée Générale ».
Sont élus membres du conseil d'administration, les candidats recueillant le plus de votes positifs à concurrence du nombre de places disponibles et à condition d'avoir obtenu plus de 50% des suffrages exprimés. Si des ex-æquo font qu'il y a trop de candidats satisfaisant à ces critères au regard du nombre de places disponibles, alors les candidats seront élus au bénéfice de l’âge le plus vieux.

Durée de Mandat

En complément des dispositions prévues à l’article 8.2 des statuts, en cas de renouvellement de plus de la moitié des membres du conseil d'administration, seront élus pour 2 ans les candidats les mieux élus (et les plus vieux en cas d'égalité de voix).

Tenue

Compte tenu de la dispersion géographique des membres, les Conseils d’Administration se tiennent sur le site http://camptocamp.org au moyen d’un forum dédié dénommé « Conseil d’Administration » accessible dans la partie « Site & Association du forum ».
Sur ce forum « Conseil d’Administration » :

• la lecture et la participation aux délibérations sont réservées aux seuls membres du conseil d'administration de Camptocamp-Association ;
• la modération est le seul fait du président et du secrétaire de Camptocamp-Association.
  Compte tenu des méthodes dématérialisées utilisées, aucun membre du conseil d'administration ne peut donner de pouvoirs.

Responsabilité éditoriale

Le Conseil d'Administration n'exerce aucune responsabilité éditoriale sauf en ce qui concerne les nécessités internes de Camptocamp-Association.
Le Conseil d'Administration n'a pas pour mission d'assurer ou de contrôler l'administration (au sens informatique du terme) ou le contenu des sites communautaires liés à Camptocamp-Association, sauf à en disposer lui-même en cas de besoin, par voie d'annonces, de communiqués, de pages de vote ou tout autre voie, pour la tenue des Assemblées Générales ou pour toute raison en relation avec les nécessités de l'administration de Camptocamp-Association.
Dans le souci de pouvoir suspendre immédiatement la diffusion du contenu des sites communautaires liés à Camptocamp-Association, pour faire suite à une décision judiciaire ou pour prévenir des poursuites judiciaires, déjà matérialisées par une mise en demeure ou un acte extrajudiciaire, qui pourraient causer à l'association un préjudice moral ou matériel grave, le président a les droits techniques d’intervention sur l’ensemble des sites communautaires liés à Camptocamp-Association durant son mandat.
Pour la même raison, et dans le cas où ces mécanismes s'avéreraient insuffisants ou inappropriés, le Conseil d'Administration peut suspendre ou révoquer toute inscription sur un site communautaire lié à Camptocamp-Association que le détenteur soit adhérent ou non de Camptocamp-Association et quel que soit son rôle vis-à-vis dudit site.
Par ailleurs, sur proposition de la commission concernée, le Conseil d'Administration pourra bannir une personne morale ou physique de tout ou partie des sites internet gérés par l'association, temporairement ou définitivement.

Élection du Bureau

Le Bureau est composé du Président, du Trésorier, du Secrétaire. Il peut être complété de postes de Vice-Président, de Trésorier adjoint et de Secrétaire adjoint. Tous ces postes sont élus par le Conseil d'Administration au scrutin majoritaire simple pour la durée de leur mandat.
Si le président, secrétaire ou trésorier démissionne, dans les 30 jours suivant la notification de la démission, le Conseil d'Administration procède à l'élection d'un de ses membres pour remplacer le poste vacant afin :

• d'éviter la paralysie de l'association,
• de permettre la transmission des dossiers.

Attributions du secrétaire

Compte tenu des méthodes dématérialisées de travail et de réunion du Conseil d'Administration, le secrétaire du Conseil d'Administration authentifie chaque décision du conseil. Il dresse les procès-verbaux de prise de décision, en précisant le contenu exact et détaillé de la question posée, le résultat du vote et la nature de la résolution décidée (approuvée ou rejetée). En cas d'empêchement, il est remplacé par le secrétaire adjoint, ou à défaut par un membre du conseil désigné par le président.

Afin de lui permettre de mener à bien sa mission, le secrétaire bénéficie, durant la totalité de son mandat, des droits techniques d’intervenir sur les forums accessibles dans la partie « Site & Association » du site http://camptocamp.org.

Attributions du trésorier

Le trésorier est chargé de tenir sous son contrôle la comptabilité de l'association conformément à l’article 5 des statuts. Il est habilité à signer les documents comptables et financiers de l'association. Il présente un arrêté des comptes annuels lors de l'Assemblée Générale annuelle conformément à l’article 7.3 des statuts.

Contrats et Actes passés par le président du Conseil d'Administration

Le Président du Conseil d'Administration informe le Conseil d'Administration :

• pour tous contrats de toutes sortes à intervenir entre l'association et des personnes physiques ou des personnes morales, de droit public ou de droit privé et ceux-ci quels que soient le montant et la durée de l'engagement,
• pour toutes dépenses quel que soit le montant.

En cas de désaccord d'un membre du Conseil d'Administration, un vote peut être organisé pour trancher la question.

Gestion des conflits

Le Conseil d'Administration a autorité pour gérer les conflits internes et externes, mais peut faire appel aux membres garants en cas de nécessité. Cela, dans un rôle de simple avis extérieur allant jusqu'à la médiation.

Comptabilité

Exercice Comptable

L'exercice comptable court du 1^er janvier au 31 décembre de chaque année.

Tenue

Il est tenu à jour une comptabilité simple par recettes et par dépenses par tout moyen adapté.

Remboursement des frais

Le Conseil d'Administration peut décider du remboursement des dépenses réelles engagées par un membre de Camptocamp-Association ou un contributeur à un site édité par Camptocamp-Association en lien avec l’objet ou le fonctionnement de Camptocamp-Association dans les conditions suivantes :

• décision de remboursement préalable à l’engagement des fonds ;
• présentation des factures et de tous justificatifs complémentaires nécessaires au cours de l’exercice comptable durant lequel la dépense a été engagée ;
• la somme engagée ne dépasse pas le montant décidé par le Conseil d’Administration.

Lorsqu’une dépense en lien avec l’objet ou le fonctionnement de Camptocamp-Association est engagée, le Conseil d’Administration peut décider d’avancer les fonds nécessaires. Dans ce cas, le membre sera tenu de fournir toutes les factures et les justificatifs nécessaires dans un délai de un mois. Faute de présentation des éléments attendus, le membre devra rembourser les fonds qui lui ont été mis à disposition et engagera pour se faire sa responsabilité financière.

Dans tous les cas, toute personne, y compris un membre du conseil d'administration, ayant engagé des dépenses sans l'accord du Conseil d'Administration, ne peut en exiger le remboursement.

Commissions

Fonctionnement

Pour le bon fonctionnement de Camptocamp-Association et, en particulier, des sites communautaires associés en particulier http://camptocamp.org et ses portails, le Conseil d’Administration a créé entre-autres les commissions suivantes :

• Modération topoguide pour la modération du topoguide interactif et des articles,
• Modération forums pour la modération des forums,
• Modération édito pour la modération des articles,
• Développement pour la maintenance et le développement du code informatique,
• Traduction pour la traduction des interfaces,
• Éditions pour l'exploitation du contenu des sites communautaires sous forme de livres, calendriers ou tout autres supports matériels,
• Adhésion pour la gestion des adhésions et des dons à Camptocamp-Association,
• Financement pour la recherche des financements nécessaires à la pérennité de Camptocamp-Association.

Chaque commission a accès à un ou plusieurs forums sur le site http://camptocamp.org accessible dans la partie « Site & Association » ou « Administration des Sites ».
L'appartenance à une commission permet de disposer de certains droits techniques permettant d'intervenir sur le site communautaire http://camptocamp.org et les portails associés.

Responsable

Pour chaque commission, le Conseil d’Administration nomme un responsable de commission qui coordonne l’activité de la commission au quotidien et sur la durée. Il assure également l’interface entre la commission et le Conseil d’Administration quand de besoin. A tout moment, le Conseil d’Administration peut décider de nommer un nouveau responsable de commission sur décision motivée. Pour chaque début d'année civile, le responsable de commission présente au conseil d'administration la liste des membres actifs de sa commission, qui pourraient ainsi prétendre au titre de membres de soutien.

Composition

La qualité de membre d’une commission est reconnue à une personne physique :

• qui est membre de l'association,
• cooptée au sein de la commission,
• dont la cooptation est validée, sur proposition du responsable de la commission, par décision du Conseil d’Administration.

La qualité de membre d’une commission se perd par :

• le décès,
• la démission notifiée au Responsable de la Commission et au Conseil d’Administration,
• la radiation prononcée par le Conseil d'Administration sur proposition du responsable de la commission suite à décision de celle-ci,
• l’absence d’usage de ses droits techniques et de participation à la commission durant 24 mois consécutifs.

Administrateurs informatiques des sites communautaires associés à Camptocamp-Association

Nomination

Les administrateurs informatiques des sites internet sont au minimum au nombre de 3 dont au moins un est membre du Conseil d’Administration de Camptocamp-Association. Ils sont nommés par le Conseil d’Administration, en concertation avec les responsables des commissions modération forums et modération topoguide. Ils peuvent démissionner de leur responsabilité à tout moment. Le Conseil d’Administration a toute latitude de révoquer un administrateur informatique de ses responsabilités sur simple décision motivée.

Responsabilité

Les administrateurs informatiques des sites ont en particulier la responsabilité de gérer les droits techniques associés au compte individuel des contributeurs des sites et des membres de l'association en fonction de leur qualité :

• administrateur informatique des sites internet,
• contributeur,
• contributeur ayant accès au forum de l'association sans être membre de l'association,
• membre de Camptocamp-Association,
• membre du Conseil d'Administration de Camptocamp-Association,
• membre d'une commission ou responsable de commission.

Expression des membres

Expression au sein de l'Association

Tout membre doit veiller à maîtriser son expression au sein de l'association, et en particulier sur les forums internes qui sont les lieux privilégiés de débat. L'expression se voudra bienveillante, un membre veillera à ne pas monopoliser la parole ni répéter ad nauseam des arguments qu'il aurait déjà exprimé. Afin de mener des débats constructifs et accessibles au plus grand nombre des membres de l'association, il est conseillé de détailler autant que possible ses propositions et de renvoyer à ses sources via des liens ou citations.

Expression en dehors de l'association

Les membres ayant des responsabilités réelles (ou supposées) au sein de l'association et dont la parole pourrait être assimilée à celle de l'association veilleront à bien préciser à quel titre ils s'expriment, et à signaler clairement que leur expression est à titre individuel s'ils n'ont pas été mandatés par l'association. Au-delà du fond, ils prêteront attention à la forme de leur message.

Encadrement de cette expression

Si ces règles n'étaient pas respectées, le CA pourrait limiter ou faire limiter l'expression de ce membre (modération, suspension temporaire du compte) après audition de l'intéressé. En cas de récidive ou de manquements graves, l'exclusion du membre pourra être prononcée.